LA CONSERVAZIONE A NORMA
La conservazione digitale a norma, un tempo detta conservazione sostitutiva, garantisce nel tempo la validità giuridica di documenti informatici.
I documenti informatici conservati possono nascere in formato elettronico o essere digitalizzati a partire da documenti cartacei o analogici.
La conservazione digitale assicura la conformità dei documenti agli originali e la loro validità a termini di legge.
Un processo funzionante di conservazione a norma applicato con razionalità consente risparmi nell’intera organizzazione aziendale:
- riduzione dell’uso della carta;
- liberazione di spazio immobiliare;
- indicizzazione;
- consultazione online per chiavi di ricerca.
Magazzini Digitali offre servizio più completo di conservazione digitale a norma in totale outsourcing e di consulenza per l’implementazione della corretta strategia di gestione del ciclo vita dei documenti.
Le nostre soluzioni permettono di gestire i documenti direttamente via web: tramite un’interfaccia user-friendly, ogni database può essere depositato e consultato in remoto dai membri di un’azienda.
Il database, conservato presso una Server Farm, potrà essere consultato in qualsiasi momento: 365 giorni l’anno, 24 ore su 24.
Questo tipo di tecnologia ha alcuni vantaggi molto importanti:
- facile reperibilità del documento
- condivisione di interi database
- risparmio di tempo per la consultazione
- risparmio di carta
- ottimizzazione dei processi di ricerca
- annullamento dei costi di gestione
- massimi livelli di servizio
- condividere tutti i documenti aziendali
- archiviare qualsiasi tipologia di docomento presente in azienda
- gestire stati e versioni di ogni singolo documento
- firmare i documenti tramite firma digitale elettronica
Magazzini Digitali si occuperà di tutto il processo di digitalizzazione dell’archivio e fornirà un software modificandolo in base alle specifiche esigenze del cliente.
Ogni documento sarà trattato seguendo tutte le direttive e le norme vigenti per garantire sicurezza e privacy.
L’INTEGRAZIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
Con Magazzini Digitali puoi utilizzare servizi innovativi per inviare fatture ai tuoi Clienti mediante soluzioni di presentazione personalizzate dei documenti, sfruttando la multicanalità ed i relativi sistemi di avvisatura, tutto nel rispetto delle normative vigenti.
I servizi multicanale possono essere utilizzati con procedure automatiche tutti in relazione ad eventi scatenati dai diversi trattamenti dei documenti.
La multicanilità utilizzata permette il recapito dei documenti tramite web, posta elettronica certificata senza tralasciare il canali tradizionale di postalizzazione massiva per i clienti che non accettano l’invio elettronico.
Nel caso di emissione di fatture elettroniche, l’integrazione con i servizi di conservazione è obbligatoria.
Le fatture elettroniche inviate ai destinatari preservano i requisiti di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità del documento.
Tutti i requisiti fondamentali di una fattura sono garantiti nell’intero suo ciclo di vita, dall’emissione all’archiviazione.